Bevor Teleroute einen Fall übernimmt, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden. Diese Kriterien sind in den allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt; die wichtigsten Kriterien sind folgende:

• Sowohl der auf der unbeglichenen Rechnung angegebene Rechnungssteller als auch der angegebene Rechnungsempfänger sind bereits Kunden von Teleroute.
• Das ursprüngliche Angebot wurde auf der Teleroute-Frachtenbörse gefunden.
• Die unbeglichene Rechnung ist mindestens 60 Tage, jedoch nicht mehr als ein Jahr überfällig.
• In Bezug auf die geleistete Arbeit dürfen keine Streitigkeiten vorliegen.
• Teleroute müssen mehrere Unterlagen übermittelt werden, die den Fall belegen.

Die Unterlagen, die Teleroute innerhalb von 2 Wochen nach Übernahme des Falls übermittelt werden müssen, sind folgende:

• eine Kopie der unbeglichenen Rechnung,
• eine Kopie des Transportauftrags,
• eine Kopie des CMR-Frachtbriefs und
• ein Ausdruck des Angebots (der belegt, dass sich die Rechnung auf ein Angebot bezieht, das vom Zahlungssäumigen ursprünglich auf der Teleroute-Frachtenbörse veröffentlicht wurde).

Verfahrensweise

• Schritt 1 “Vorfall melden”: Ladungssucher (Beschwerdeführer) meldet einen Vorfall online oder telefonisch über das Service-Center. Die Hotline sendet dem Beschwerdeführer den Link auf ein Website-Formular, das vom Beschwerdeführer ausgefüllt werden muss.
   
• Schritt 2 “Belege senden”: Der Antragsteller sendet alle erforderlichen Unterlagen per Fax.
   
• Schritt 3 “Fall überprüfen”: Teleroute überprüft, ob alle Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden und gültig sind und ob alle Kriterien erfüllt wurden. Falls die Überprüfung erfolgreich war, wird die Gebühr berechnet; im Falle einer Ablehnung wird keine Gebühr berechnet, und der Antragsteller wird darüber informiert, dass keine weitere Bearbeitung des Falls erfolgt.
   
• Schritt 4 “Fall bearbeiten”: Je nach Besonderheiten des Falls leitet Teleroute eine Reihe von Maßnahmen gegenüber dem Zahlungssäumigen ein, damit dieser in die Zahlung der Rechnung einwilligt.
   
• Schritt 5 “Fall abschließen”: Wenn ein endgültiges Ergebnis erzielt wurde, wird der Fall abgeschlossen, und dem Antragsteller wird das Ergebnis mitgeteilt. Ein Fall, der länger als 90 Tage offen ist, wird automatisch geschlossen.